Aplicativo de pedidos para vendedor externo: como funciona, o que precisa ter e o cuidado com o modo offline

Em muita empresa que vende para o comércio, o pedido ainda nasce num talão de papel. O vendedor visita o cliente, anota os itens, tira uma foto da folha e manda pelo WhatsApp para o escritório, onde alguém digita tudo de novo no sistema. No fim do dia, metade dos pedidos chega fora de ordem, um código de produto foi lido errado e o cliente que pediu 12 caixas recebe 21.

O problema não é o vendedor nem quem digita. É que a informação passa por três mãos e dois formatos antes de virar pedido de verdade, e cada passagem é uma chance de erro. Some a isso o vendedor que oferece um produto que acabou ontem, ou que dá um desconto acima do permitido porque não tinha a tabela atualizada no bolso, e o custo aparece no faturamento e no humor do cliente.

Um aplicativo de pedidos para vendedor externo resolve isso colocando o catálogo, a tabela de preços e o histórico do cliente no celular de quem está na rua, e mandando o pedido direto para o sistema da empresa. Neste guia você vê como ele funciona, o que ele precisa ter, por que o funcionamento sem internet é o ponto que mais decide o projeto e o que perguntar antes de contratar.

O que é um aplicativo de força de vendas

Força de vendas é o nome que o mercado dá à equipe que vende fora da empresa: vendedores próprios, representantes comerciais, promotores que visitam pontos de venda. O aplicativo de força de vendas é a ferramenta que essa equipe usa no campo para fazer o trabalho que antes era feito no papel.

Na prática, ele faz quatro coisas:

• Mostra o catálogo com foto, código, embalagem e preço da tabela daquele cliente;
• Registra o pedido com quantidade, condição de pagamento, prazo e observações;
• Consulta o cliente: dados cadastrais, últimos pedidos, títulos em aberto e limite de crédito;
• Envia o pedido para o sistema de gestão da empresa, sem ninguém redigitar.

Parece simples, e a tela é simples mesmo. O trabalho de verdade está por trás dela: manter o celular de cada vendedor com os dados certos, aceitar pedido mesmo sem sinal e conversar com o sistema que a empresa já usa.

Os sinais de que a equipe de vendas já precisa de um

Nem toda empresa com vendedor na rua precisa de aplicativo próprio. Quando a equipe tem dois vendedores e vinte produtos, uma planilha compartilhada pode dar conta. Os sinais de que esse tempo passou costumam ser estes:

• alguém no escritório passa boa parte do dia digitando pedido que chegou por foto ou mensagem;
• pedido volta porque o produto estava sem estoque e o vendedor não sabia;
• o desconto concedido na rua é descoberto só na hora de faturar;
• o vendedor liga para o escritório para saber se o cliente está com boleto atrasado;
• a tabela de preços muda e leva dias para chegar a todos;
• o gestor não sabe quem visitou quem nem quanto cada vendedor vendeu até o fim do mês.

Se dois ou três desses aparecem toda semana, o custo do retrabalho já é maior do que o de resolver. É a mesma lógica da planilha que virou sistema da empresa: a ferramenta improvisada funcionou enquanto a operação era pequena, e virou gargalo quando cresceu.

O que o aplicativo precisa ter

A lista de funções pode crescer muito, e é bom que cresça aos poucos. O núcleo que faz diferença desde o primeiro dia é este.

Catálogo e tabela de preços por cliente

Empresa que vende para o comércio raramente tem um preço só. Tem tabela por região, por tipo de cliente, por volume, e às vezes preço negociado para um cliente específico. O aplicativo precisa mostrar o preço que vale para aquele cliente, e não o de lista, senão o vendedor volta a calcular de cabeça.

Regras de desconto e de pedido mínimo

O desconto máximo por vendedor, o pedido mínimo por cliente e as condições de pagamento permitidas devem estar no aplicativo, que avisa ou bloqueia na hora. Isso tira a discussão do faturamento e leva para o momento da venda, que é quando ela pode ser resolvida.

Situação do cliente

Antes de fechar, o vendedor precisa ver se o cliente tem título vencido e quanto sobra do limite de crédito. Sem isso, o pedido é feito, o financeiro trava e o cliente recebe a notícia dias depois, pela pessoa errada.

Histórico de compras

Ver os últimos pedidos ajuda a vender melhor: o vendedor repete o pedido anterior com um toque, nota o produto que o cliente parou de comprar e oferece o que costuma sair junto.

Estoque disponível

Mesmo que não seja em tempo real, uma indicação de disponibilidade evita vender o que não existe. Em muitos casos basta mostrar se o item está disponível, em baixa ou em falta, atualizado algumas vezes por dia.

O modo offline é o que decide o projeto

Este é o ponto que separa um aplicativo de vendas que funciona de um que a equipe abandona em um mês. O vendedor externo trabalha em galpão, em subsolo de supermercado, em cidade pequena com sinal fraco e na estrada. Se o aplicativo precisa de internet para abrir o catálogo ou gravar o pedido, ele falha exatamente onde mais é usado, e o vendedor volta ao talão.

Funcionar offline significa que o celular guarda uma cópia local de tudo o que o vendedor precisa (clientes da carteira dele, produtos, preços, histórico) e que o pedido é gravado primeiro no aparelho, para ser enviado quando houver conexão.

Isso parece um detalhe técnico, mas cria perguntas de negócio que precisam de resposta antes do desenvolvimento:

• Com que frequência os dados descem para o celular? Uma vez por dia, de manhã, ou a cada vez que há sinal?
• O que acontece se o preço mudou entre o momento em que o vendedor fez o pedido offline e o momento em que ele foi enviado? Vale o preço do pedido ou o novo?
• E se o estoque acabou nesse intervalo? O pedido entra com o item pendente, é parcialmente atendido ou volta para o vendedor?
• Como o vendedor sabe que o pedido chegou, e não ficou preso no aparelho?

A última pergunta é a mais importante. Um aplicativo offline bem feito mostra com clareza quais pedidos foram enviados e quais estão esperando, e avisa quando algo ficou parado tempo demais. Sem isso, o pedido some no celular de um vendedor que trocou de aparelho, e ninguém sabe que ele existiu.

Conflito de dados tem regra, não sorte

Quando dois lugares podem alterar a mesma informação sem se falar, em algum momento eles vão discordar. Na força de vendas isso acontece com preço, estoque e cadastro de cliente. A regra para cada caso precisa ser decidida pela empresa e escrita no escopo do sistema antes do orçamento, e não descoberta em produção, quando o primeiro cliente reclama.

Integração com o sistema que a empresa já usa

O aplicativo de vendas quase nunca vive sozinho. O pedido precisa chegar ao sistema de gestão (ERP) para ser separado, faturado e cobrado, e os dados de produto, preço, cliente e estoque normalmente vêm desse mesmo sistema.

Há dois caminhos comuns:

1. O ERP tem uma API, uma porta de entrada para outros sistemas. O aplicativo lê e grava por ela, e a integração é direta.
2. O ERP não tem API, ou tem uma limitada. Aí entra uma ponte: um serviço intermediário que troca arquivos, lê o banco de dados com permissão restrita ou usa a forma de importação que o ERP aceita.

Em qualquer dos dois, vale o que já explicamos em integração entre sistemas da empresa: a ponte precisa ter fila, registro de erros e alguém avisado quando algo não passa. Pedido de venda que falha na integração em silêncio é pior do que pedido em papel, porque ninguém está olhando para ele.

Quando a empresa ainda não tem ERP, ou usa um muito limitado, o próprio sistema por trás do aplicativo pode fazer o papel de central de pedidos, com painel no escritório para separar e acompanhar. É um projeto maior, mas às vezes é o que resolve de uma vez.

Aplicativo nativo ou aplicativo web instalável

Para a força de vendas, a escolha entre aplicativo de loja (Android e iOS) e aplicativo web que se instala pelo navegador tem uma resposta mais clara do que em outros casos. O modo offline robusto, o acesso à câmera para ler código de barras e o envio em segundo plano funcionam melhor em aplicativo nativo ou multiplataforma, e o aplicativo web instalável tem limitações reais de armazenamento e de execução em segundo plano, principalmente no iPhone.

Ainda assim, há casos em que o web instalável serve: equipe pequena, sempre com sinal, com aparelhos Android fornecidos pela empresa. A comparação completa está em aplicativo na loja ou site que instala no celular. Outro ponto a favor do aplicativo próprio: ele não precisa estar público na loja. Aplicativo de uso interno pode ser distribuído só para a equipe, sem aparecer para ninguém de fora.

Acesso, segurança e o vendedor que sai da empresa

O celular do vendedor carrega a carteira de clientes, os preços negociados e o histórico de compras, que estão entre os dados mais sensíveis de uma empresa que vende para o comércio. Três cuidados são indispensáveis:

• Cada vendedor vê só a própria carteira, e não a base inteira de clientes. Esse é o tipo de regra de controle de acesso no sistema da empresa que precisa existir desde o primeiro dia.
• O acesso é bloqueado pelo escritório. Quando o vendedor sai, o gestor desativa o usuário e os dados locais deixam de abrir no próximo contato com o servidor.
• Os dados ficam protegidos no aparelho, com login e, de preferência, criptografia no armazenamento local, porque celular se perde e é roubado.

Há também a LGPD: o aplicativo trata dados de pessoas (contatos dos clientes, telefones, e-mails), e isso pede finalidade definida, acesso restrito e registro de quem viu o quê.

Pronto ou sob medida

Existem aplicativos de força de vendas prontos, vendidos por assinatura, e eles atendem bem muitas empresas. A conta muda quando:

• as regras de preço e desconto da empresa não cabem nas opções do produto pronto;
• a integração com o ERP não existe na lista do fornecedor;
• a assinatura cobra por vendedor, e a equipe é grande;
• a empresa quer que os dados e o histórico sejam dela, e não do fornecedor.

Este último ponto pesa mais do que parece. Em plataforma de terceiro, a carteira de clientes, o histórico de pedidos e as regras comerciais moram num sistema que a empresa aluga. Trocar de fornecedor vira migração, e encerrar a assinatura pode significar perder o histórico. Em sistema sob medida, o certo é que o código-fonte do sistema e do aplicativo, o banco de dados e a conta de publicação nas lojas estejam no nome da empresa.

Como começar sem um projeto gigante

O erro mais comum é tentar resolver tudo na primeira versão: pedido, rota, comissão, metas, catálogo em vídeo e chat interno. O projeto atrasa, a equipe espera meses e chega uma ferramenta grande demais para quem só queria parar de usar talão.

Um caminho mais seguro:

1. Primeira versão: catálogo, preço por cliente, pedido offline, envio para o ERP e confirmação de recebimento.
2. Teste com dois ou três vendedores por algumas semanas, de preferência os que mais reclamam e os que menos gostam de tecnologia.
3. Ajuste o que o campo mostrou, porque o vendedor sempre encontra um caso que o escritório não previu.
4. Libere para a equipe inteira e só então acrescente situação financeira, histórico, metas e relatórios.

Em cada etapa, faça a homologação do sistema antes de aceitar a entrega, testando com pedidos reais e sem sinal, que é a condição em que ele será usado.

Perguntas frequentes

Sua equipe de vendas ainda anota pedido no papel?

A NSWeb desenvolve aplicativos e sistemas online sob medida, com modo offline, integração com o sistema que a sua empresa já usa e tudo registrado no nome da empresa. Fale com a gente e conte como o pedido sai hoje do cliente até o faturamento.